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Notionとは「自分が集めた情報だけで構築された小さなウェブシステム」+その使い方

(約 6,400文字の記事です。)

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Notionとは、自分が集めた情報だけで構築されたウェブ(インターネット)システムから、Google検索みたいに必要な情報を絞り込んだり、集めた結果をまとめサイトとして作ったり、価格.comみたいに一覧で並べて眺めたり、ブログみたいに書き散らかしたりできる、「自分の、自分による、自分のための専用ウェブ&データベース&ブラウザシステム」というのが私の解釈です。長い!

おそらくこういう説明をしているサイトはないと思う。ほとんどが曖昧で(笑)

Notionって何だ?

Notion – The all-in-one workspace for your notes, tasks, wikis, and databases.

Notionは話題になっているが、いまいち「要するに何なの?一言で言うと何なの?」が分からなかったのでこの記事を書きました(笑)

もし私にこの意識がなかったならば「Notionは面倒くさいからTickTickでいいや」と思ったことだろう。だが、上記の「スモールウェブシステム」だと気が付いた瞬間に、一気にNotionの可能性に気が付いた!おそらくこういう説明をしているサイトはないと思う。

Notionは「なんでもできる」「オールインワンサービス」「情報共有ツール」「メモアプリ」と聞いて「なるほど納得!」という人は多分一人もいないと思う。。。

自分を情報源とした自分専用ウェブシステム

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自分が集めた情報のみで構築されたAmazon、価格.com、まとめサイト、比較サイト、リンクサイト、そういうページをNotionで作れるのだ。情報の一元化、データベース化、比較検討サイト、ToDoリスト化、進捗管理ページ、他者との共有化、ページの一般公開化ができる。もちろん自分だけで使うために全部非公開でも何の問題もない。

なので、

  1. 情報の入力の仕組みやUIも自分で作れるし、
  2. 情報収集のルール化(データベースの仕組み)も自分で決められるし、
  3. まとめサイトのレイアウトや表示させたい項目(データベースの抜粋)もカスタムできるし、
  4. 商品一覧みたいに項目の並べ方や並べ替え方法も決めたり変えたりできるし、
  5. 日々の記録をブログのようにメモするだけもできる

ウェブシステムだと考えれば理解しやすい

自分の持つ情報にだけアクセス可能なインターネットだと考えれば、そのネットから情報を集める仕組みや、表示させる仕組み、入力インターフェースや、色んな関連情報を1つのページにまとめた「まとめページ」など、それこそ、ウェブで普通に見慣れたようなインターフェースで自分の情報の表示方法を可視化できるシステム、それがNotionだ。なんでもできすぎて、一言で簡単に伝えることが難しい。これが一番の難点(笑)

また文字通りインターネットでつながるため、他者との共有もできるし、特定のページをウェブで公開もできる。

ToDoリスト的にも使えるし、ワークフローと作業の進捗管理にも使える。溜めた情報をデータベースとして分析もできる。

現実世界のウェブの場合、情報源は不特定多数が提供した情報について、Chromeなどのウェブブラウザ+Googleなどの検索エンジンでアクセスし、辿り着いたサイトのUIデザインでまとめ記事を見たり通販サイトのようにデータベースを絞り込んだ結果を見られるでしょ?

このように、Notionでは、「自分の情報」について世界観を小さくリサイズしたWebシステムがNotionだと考えればいい。かなりのことがやれると分かるだろう。だから一言で伝えることが難しいのだ(笑)

自分の情報のみで構築されたAmazon、価格.com、まとめサイト、比較サイト、リンクサイト、こういうページをNotionで作れるのだ。情報の一元化、データベース化、比較検討サイト、ToDoリスト化、進捗管理ページ、他者との共有化、ページの一般公開化ができる。

情報の一元化、情報変更時の整合性

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現実世界では色々な情報がウェブで相互につながっているように、Notionでも自分が収集した情報がリンクされて相互に連動するようにページを構築できる。この点が、他のレガシーな「情報の蓄積先がバラバラで埋もれがちな古い情報収集ツール」との決定的な違いだ。

情報は全て、収集からタスク完了まで連動しているし、それらを分析するために眺める「可視化」の方法も、分析シーンに応じて「視点を変えて眺める」ことができる。Notionではデータベースの側面もあるため、そういうこともできるし、その分析後の結果をレポートページとして管理しておけば、全ての情報がリアルタイムに更新される。

私の考えでは、この「データベース」の仕組みと「可視化のためのレイアウト済みページ」の仕組みを導入しているという2点で、他のタスク管理ツールなどとは一線を画すと感じている。

スモールなウェブシステムを構築するようなものだから、最初は取っつきにくい。憶えることや気を付けることも多い。データベースのあるシステムを構築するとはそういうことだ。だがその対価として、システマティックでスムーズなワークフローを手に入れられる。

(Amazonでどんな商品でもその購入から受取までがスムーズなのは、そういう仕組みが既に構築されているからである。もし江戸時代ならば、行商人から物を買おうと思ったら、まずは「それを取り扱う行商人にはいつ・どこで会えるのか?」から始まるわけでw)

フォルダツリー型の一方向な情報収集システムからの開放

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データベースシステムを上手く使うと、情報の並べ替えと絞り込みがかなり自由になる。縦横斜め、自由自在に情報を分析できる。その絞り込みパターンが完成したならば、それをページに仕込めば、いつでもそのページを眺めるだけで、情報の絞り込み結果を分析できる。

この自由な並べ替えとデータの連動性、これがNotionの強みだ。どのページから情報を書き換えても、リンクによってきちんと大元のデータが書き換わるわけで。抜け漏れダブりのない世界。これはアナログでは難しいし、デジタルでも中途半端なツールでは過去のゴミ情報に埋もれてしまうこともあったがNotionではそれを防げる。

(例えば現実のAmazonでどこの誰かが最後の1個を購入しても、以後、どのページを誰が見ても「在庫切れ」で統一される。このこととタスク管理ツールとしてのNotionの動作は一致する。どのページからでもタスクのチェックをONにすれば、完了済みタスクとして扱われる。Notionはタスク管理ツールにもなることはもう明らかだろう。)

取っつきにくさのハードルをどうやって下げるべきか?

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これが課題。

そして「どういうWebシステムを作りたいのか?」を決めて、UIやデータベースやNotionの使い方ワークフローを決めないと、その魅力を感じにくいのもデメリットだ。単なる文字ベースで使い捨てのタスクリストでいいならば、Notionを使う必要はない。文字ベースのタスクリストに必要なものはウェブシステムではなくて「メモ帳」だろう。単体アプリでもいいし、紙と鉛筆でも十分だろう。

Notionで、何を(管理対象)、どうやって眺める(可視化方法)か、を決める必要がある。これによってデータベースの必要項目、絞り込み、並べ替え方法が変わるだろうし、その結果を眺めるページのレイアウト、見る順番が変わる。

だから、管理対象と可視化方法を意識した上で、Notionの使い方をチュートリアルで学ぶ方がいいだろう。ぼーと眺めていては「ただの面倒くさいツール」にしか見えない(笑)

私はこの意識がなかったから、Notion面倒くさいからTickTickでいいや、と思ったが、上記の「スモールウェブシステム」だと気が付いた瞬間に、一気にNotionの可能性に気が付いた!

逆に言うと、多少面倒でもデータベースを利用しないとNotionを使ううま味がほとんどない。

詳細はGoogleで検索してください

ウェブサイトやYouTube動画で、既に先人が優秀な解説サイト・解説動画を公開して下さっています。そちらから学ぶべし!

以下はそれよりももっと大雑把な「Notionのいいところ」の紹介。

基本構成は「ページ」のみ

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はい、フォルダとかブックだとか、そういう仕組みはありません。ページ、これだけ。だがNotionはこのページ内の構成がかな~り自由です。しかも基本的にドラッグ&ドロップで編集できます(この要素のことをブロックと呼ぶ)。

ページのコンテンツ=ブロックのバリエーションが凄い

このブロックの構成の仕方と、ブロックを簡単にD&Dで再配置できる柔軟性。これが直感的でいい。

カンバン方式と聞いてピンと来た人には、その運用ができます。左から右へチェックリスト付きのブロックを移していけばいい。

このブロック、本当に何でも配置できる。エクセルみたいなスプレッドシートや、外部リンク、複数のチェックリスト、データベース、画像、とにかくあらゆる要素がブロックになるので、欲しい物をいくらでもページに詰め込めるのだ。これが凄く直感的でいいのだ。

画像を並べればタイル表示のブログみたいになるし、データベースに曲名・カバー絵・リンク先・購入日・購入先を張れば音楽データベースにもなる。とにかく、今までは「その組み合わせの管理は難しくね?」という組み合わせをあっさりできちゃうのだ。よりインタラクティブに複合的な情報をリンクさせて「ひとまとめ」にして管理できる。

ページ内にページのリンクを作ると、階層化されます。思い出して。ウェブシステムなので、1つのURLページが1つのNotionページだと思えば簡単でしょ?

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リンクの階層が左に表示されていると思えばいい。最初に作ったページだけが実体であり、それ以外でページ内でリンクを張るとリンクマークとして階層表示されます。

つまり、最初に作ったページの実体の意味とは、単なる置き場所を示しているだけに過ぎず、どのページにでも好きにページリンクを張れば運用時には実体の場所を意識しなくていい。これが実にウェブ的。PCやEvernoteだと、どうしても「実体のあるテキストファイルやノート」を選んで、クリックして、開いてから操作となるので、無意識のうちにそうしてしまう。だがウェブではどこに実体があるかってことよりも、どのソースにアクセスできるかだけが問題であって。

データベースがとても武器になる

そもそも、蓄積したデータをデータベースとしてきちんと絞り込んだ上で分析に使えた情報収集ツールを私は知らない(笑)たいていの場合はただの情報ストッカーに過ぎず、埋もれて忘れ去られる。だがNotionは違った。

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データベースの項目を作った後は、後からそれらを記入していくだけ。その後、複数の条件で絞り込みをかけたら、それらに名前を付けてビューを保存すれば、いつでもそのビューを選ぶだけで、指定した絞り込み条件の結果だけがパッと表示される。

この情報分析ツールの価値は、別ページにそのビューのリンクを張れば分かる。あっという間にそのページが分析シートに早変わりって寸法。

【結論】Notionは情報収集とデータベース化&情報分析ツール

Notionはただのタスク管理ツールではない。結果としてタスク管理ツールの機能も果たせるが、恐らくは本質はそこではない。情報収集と情報分析にその価値があると思う。集めた情報をどの切り口で切って分析するかが可能だ。

もちろんタスク管理ツールとしての機能も十分に果たせる。複数人での作業の進捗管理や、ワークフローの修正なども含めた柔軟な「タスクの見える化&管理」が魅力的なことも間違いない。そういう意味では「色々できすぎるがゆえに利用者の使い方によって運用方法がバラバラ」なので、初心者が情報収集した際に結局「Notionの使い方がイマイチ分からない」となりやすい。統一的な使い方が難しいツールになっているとも言える。

各自にとって好きに便利に使えてしまうのだから、しょうがない。

なので、ネット上の色んな人の色んな使い方をざっと眺めて「これは自分にとって便利に運用できそうな使い方だ」と思った物をかき集めて、その上で「どんな情報をどう管理していきたいのか?」を考えつつ、各自の考えに沿って自由に運用すればいい、ということになる。

私もしばらくNotionを運用してみる予定。そしてEvernoteから脱却するかも知れない。

ただ、予感としてはTickTickとの共存になりそうだ(TickTickには繰り返しタスクという強力な武器があるから。)

とりあえずNotionの導入編としての感想はこれまで。

Notion – The all-in-one workspace for your notes, tasks, wikis, and databases.


続きはこちら。

Notionは最高の情報保存ツールだ「収集・要約・重要度分け・抽出」が便利 - 3DCGで何をどう作るか考え中





今回の創作活動は約3時間30分(累積 約2,270時間)
(695回目のブログ更新)

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