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タスク管理=名刺サイズの暗記カード+名刺フォルダで曜日別にアナログ管理を始めた

(約 4,600文字の記事です。)
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タスク管理は今まではデジタルツールを使っていた。Toodledoを愛用していた。だが、あるときからやるべき事が常に、できることの時間から溢れるようになり、タスク管理=どのタスクを先送りするか管理になって破綻した。今回は原点に戻ってGTDをカード管理にしてみた。そんな使い始めの日記。

GTDって何?

Googleで調べればすぐ出てくる。有名な著書の内容も元々はPCがなかった時代の話からスタートする。当時はカード(紙)で管理していた。時は現代、スマホでデジタルツールで管理ができる。そう思って長い間Toodledoでタスク管理をしていた。

実はだいぶ前に破たんしていた

デジタルのいいところは並べ替えと集計だ。一瞬で変わる。だが、悪い点は閲覧性と実感の無さ。100個のタスクが縦に並んでもスクロールすると量の多さが分からない。そしてタスク達成後にチェックを入れてリストから消えても「1つ減った」感が皆無。まるで無限地獄の中で1つのタスクが消えただけという錯覚に陥る。快感がないので脳がやる気を起こさない。これとても重要。(報酬体系)

タスクをアナログ管理しよう

真っ先に思い浮かんだのが暗記カード。1カードに1タスクをメモして、2次元的に並べることができればビジュアルで管理出来る。それをペラペラめくることができればなおいい。

名刺入れフォルダーと名刺サイズのカード

ふと思いついたのだ。1つのタスクを1つのカードにアナログ管理し、それらを並べたり並べ替えることで2次元的に配置して管理出来るのではないか?と。そしてちょっと考えてみると、名刺の管理バインダーが便利そうだと気づいた。偶然、過去に名刺サイズの暗記カードを箱買いしていたことも幸いだった。なお、ダイソーには200枚入りの名刺サイズの情報カードの取り扱いがある。

細かいことは、しばらく運用してみて成功体験が蓄積されたときに改めて記事にする。
現段階で思ったことは、暗記カードとGTDはすこぶる相性がいいということ。暗記カードならリングに未使用カードが沢山閉じられているので、メモしてもめくるだけ。帰宅後にタスクの整理時間でまとめてリングから外して適当なケースに入れたり、名刺フォルダーの適切な位置に差し込むなどすればタスクの割り当ても完了する。紙が丈夫なので繰り返しタスクであっても差し替えればいいだけなので便利。鉛筆書きならワンタイムタスクも終了後に消しゴムで消せば紙を使い回せる。エコ。

30穴のA4サイズの名刺フォルダを2つ用意

1つは奇数週用、残りは偶数週用。日~土までのセパレーターを用意して、各曜日ごとに名刺フォルダを数枚ずつ配置。そしてその曜日にやる予定のタスクカードを差し込んで配置する。繰り返しタスクなら、達成したら翌週用の対応する曜日に移動させる。単体タスクなら抜き取る。いずれにせよ、1つのタスクを終えると1枚のカードが消える。これが達成感。

見開きで20枚のカードを閲覧できる。1枚めくれば倍の40枚を閲覧できる。こういう風に、1日のやるべき事タスクが2次元的に把握できる。位置が気に入らなければカードを差し替えればいい。優先順に並べ替えるもよし、午前、午後、夜などのようにエリアを分けてカードを差し替えることもできる。

とにかくアナログ管理にすると、情報カードと位置とを「いつやるか」を関連づけて2次元的に管理出来るのが特徴。これがアプリだと上下に並ぶ1次元管理になるので見づらい上に全体像の把握が難しい。これを7日分で柔軟に管理するとなると1次元管理の「アプリ」では不可能だ。すぐに破綻する。

もちろんタスクチュートなどの時間数管理となるとアプリのほうが得意になるが、それ以前にタスクを片付ける手段としてオーバーフローして使わなくなるリスクがあるならば、アプリのメリットを生かす以前の問題なので、まずはアナログ管理で徹底的にタスクそのものの「実行・延期・中止」を決められる手段が必要だ。それらができるようになって、それらを更に便利にする方向でアプリなどのデジタルツールを併用するのはありだ。だが、デジタルスタート、アナログスタートのどっちから始めるべきかと考えると、筆者の経験上、アナログのカードでの管理がおすすめだ。2次元配置、手で差し替え、終わったら物理的に1つのカードが消える達成感、これらはデジタルのアプリではかなり難しい。

スマホ全盛のこの時代にあえてアナログのカード管理にする理由

自分のタスク管理というように自己完結する状況の場合、デジタルのメリットよりもデメリットのほうが多いことが分かった。
例えばTodoリストがずらっと縦に並ぶとわかりにくい。それらが仮に関連づけられるフォルダやタグの情報を保持していても、目で見る分には沢山+上下スライドバーなので総数をビジュアルで判断できない。100個と1000個ではスライドバー自体の上下幅が違うだけ。なのでそこに10倍の差があることがわかりにくい。

カードでアナログ管理すると、カードを収納するフォルダシート内での「位置」を決められる・変えられる。見開き20枚のカードを、意味を持たせた位置に差し替えることで情報が多重化される。シートをめくった位置にも意味を持たせることもできる。これにより、1つのタスクに対して複数の情報を与えることができる。カードの差し替えだけでその情報を書き換えられる。シートのめくり順にもセパレーターで意味を変える(例えば曜日ごとのセパレーターを入れる)。

このようにカードの差し替え1つで沢山の情報を一気に更新できる。一方、アプリのタスクは一つずつ項目を変更しなければならない。作業自体に疲れてしまうのだ。

もちろんアプリでも例えばフォルダやタグを変更することでそれができるが、カテゴリAからBへ、実施日の変更、実施時間帯の変更、などというように1つずつプチプチと変更しなければならない。だがアナログの場合には、カードを抜いて、希望の場所に差し替えるだけ。これだけで一気に「付与された」情報が変わることになる。

他にも、後から思いついたアイディアをカードの表裏に自由に書き込めるのでメンテナンス性も良好。名刺サイズという大きな面積が実力を発揮する。
また、カードを抜いてから再配置するまでの間に「何かを思いつく」ことが多い。脳とは不思議だ。その思いつきをカードに鉛筆で追記すればいい。消しゴムで綺麗に消せるという安心感もある。そうやってどんどんタスク整理+タスクの情報付加をしてタスク管理ができる。これがアプリだと単なるタスク移動、単なるタスクへのメモの追加、で終わる。何というか、脳の使い方が根本的に違う気がするのね。

タスクを1週間単位で俯瞰したり、ある日のタスクの状況を確認したり

これをアナログでペラペラとめくると閲覧性がよいだけでなく、一週間の全体のタスクの流れを確認できる。バランス調整もできる。これがデジタルだと、曜日のセレクタ、それを変えるとタスク一覧が更新されるという味気なさ&全体の俯瞰の眺めができない。

この辺はアナログの本とKindle本との違いと似ている。本だとパラパラめくっての高速見直し・確認ができるが、デジタルだと全体のぱら見がほぼ不可能。文字としての検索機能はあっても、全体を何となくパラパラと俯瞰で見る、ということができない。これがアナログな本、名刺ホルダシートの強さだ。

何よりもタスクカードを移動させたり捨てたりする「達成感」が半端ない

デジタルだとチェックマークを入れて更新するとリストからタスクが1つ消えるだけ。達成感がない。
だがアナログだと、毎週繰り返すタスクならば翌週用の同じ曜日のシートにカードを移し替えることで、今日のやるべき事リストから1つの達成項目が消える。これが結構気持ちがいい。見開き20個のぎっしりタスクが、1つ減った。空欄になる。どんどんタスクが減っていく。全てなくなったら今日のやるべき事が完全終了。すっきり気分がいい。この快感はデジタルのタスクリスト数ゼロとは比較にならないほどのすっきり感だ。脳が喜ぶ。(報酬体系)。

また、ふと思いついた事柄、いつやるべきかが2週間以内であればその場でタスクカードを作って即実施予定日のファイルにカードを差し込む。あとはスッキリ忘れていい。一方アプリだと、タスクの追加自体は強いものの、後から変更のように他のタスク全体を見ながらの再調整(いつ、どの時間帯でやるか、優先度は、など)が大変。変更したい項目を1つずつ変更しなければならないからだ。だがアナログならば、カードの差し替え(どこからどこへ差し替えるか?)を考えて実施するだけ、カードの差し替えだけなので早い。

アナログのカードによるタスク管理だと、このように後日、タスクの実施状況を変更使用とする際に、全体を俯瞰できるという強みがあり、この点で他のアプリ使用時との大きな違いです。

もちろん、写メなどのデジタル特有の便利なところを組み合わせるとますます便利になる。例えば見開き状態のバインダーを写メで取っておけば重いバインダーを持ち歩かなくてもいい。簡易的に写真中のタスクに、達成したら赤線を引くなどすれば簡易タスクリストになる。もちろん帰宅後にはカードを整理して整合させる、という作業をすればいい。どのみち一日の終わりにはタスクの管理が必要なのだからそのときにまとめて行う。アナログをデジタルで便利に使う。

あ、これ、もしかしたら私の人生のテーマの一つになるかも知れない。それは

アナログをデジタルで便利に使う。

これね。何か話が大きくなりそうなので別記事に書きます。


以下は仮の公開分。安定動作したらもう少し画像を追加していきたい(予定は未定)

デメリットは30穴A4ファイルが巨大なこと

なので持ち運びは厳しい。だが自宅や職場など、タスク管理する場面が定まっている場合には問題ないだろう。もちろん大きめのトートバッグを活用して持ち運べば完璧だ。いつでもタスクの管理をその場で編集できる。さらにはフォルダなしで単にポケットに入れた名刺サイズの暗記カードを活用する。思いついたらどこでもカードにメモして忘れる。それが難しい場合にはスマホからEvernoteなどにメモし、就寝前などにカード化して適当なポケットに入れ、週末にでも一気に整理するなど。

もちろんご自身の手帳なども活用すること

手帳の便利機能で、繰り返しではない単発タスクを管理してみればいい。日時が重要ならば手帳にタスクをメモしてしまうのもありだ。月単位での俯瞰はさすがに名刺ホルダーでは難しい。

というわけで、名刺サイズの暗記カードや情報カードと30穴A4ファイル+名刺ホルダで曜日別タスク管理を開始していた、そんな結論です。

今回の創作活動は約1時間(累積 約804時間)
(230回目のブログ更新)